سبل إدارة الشركات الناجحة للاجتماعات العامة

العنصر

الشرح

1- ضرورة اهتمام رئيس الشركة بالاجتماع حقا

- بعض الشركات تنظم الاجتماعات العامة لمجرد أن غيرها ينظمها دون أن تكون ضمن أولوياتها وهنا لا فائدة منها بل على العكس تهدر المال والوقت وتنشر الاستياء بين الحاضرين.
 

- في المقابل، توجد شركات يهتم القائمون عليها بشدة بتنظيم اجتماعات عامة وبشكل دوري بهدف إطلاع فريق العمل على أحدث التطورات والاستماع إليه.
 

- بالنسبة للشركات التي تعتمد حقا على توفر معلومات جماعية عن فريق العمل وأدائها لا يوجد بديل عن هذه الاجتماعات.
 

- حقا تشهد مثل هذه الاجتماعات أسئلة في غير محلها ولا طائل منها لكن في نفس الوقت تفتح المجال أمام أمور مجهولة ومهملة تصب في صالح العمل.
 

2- تنظيمها بشكل جيد

- الفرق التي تتحمل مسؤولية إدارة هذه الاجتماعات العامة تتعامل معها كأنها وحدة إنتاج مهمة كغيرها من قطاعات العمل.
 

- الإدارة الناجحة تهتم بتوفير قاعة اجتماعات ملائمة ومجهزة جيدا كما تهتم بالمحتوى الذي سيتم مناقشته وبعرضه بطريقة ملائمة.
 

- مثل هذه الاجتماعات يجري التخطيط لها بشكل مسبق وبوقت كاف حتى تخرج بالشكل المطلوب وتحقق الهدف المنشود.
 

3- تنظيم الاجتماعات العامة بشكل دوري ومتقارب

- بعض الشركات تخوض تجربة الاجتماعات العامة مرة واحدة في العام وبعضها تنظمها كل ثلاثة أشهر لكن أيا منها يعود بالفائدة المطلوبة.
 

- يقول خبراء إن أفضل أماكن العمل هي التي ينظم مديروها اجتماعات عامة كل أسبوع أو أسبوعين لبحث أمور العمل.
 

- تكرار الاجتماعات العامة يترك أثرا إيجابيا على الموظفين.
 

4- ليست مفتعلة

- أيضا الاجتماعات العامة التي لا تنظم بشكل دوري  تكون "مصطنعة" في الغالب ويغلب عليها التكلف ومستوى غير ضروري من "الرسميات".
 

- تبدو مثل هذه الاجتماعات كأنها مبادرة فاترة اقترحها أحد المستشارين وهي تتناقض بشكل صارخ مع الغرض "الأصيل".
 

- من أهم أهداف هذا النوع من الاجتماعات هو أن يظهر المسؤول عن العمل للموظفين أنهم يحظون بأهمية كافية تستلزم تخصيص وقت وتكلفة للتحدث المباشر إليهم.
 

5- إتاحة مجال للأسئلة

- إدارة اجتماع عام وفتح المجال للأسئلة يجعل الشخص المسؤول الجالس على المنصة معرضا بدرجة كبيرة للهجوم والانتقادات وهو ما قد يجعله يشعر بعدم ارتياح.
 

- أيضا يرهب كثير من المديرين التنفيذيين فترة "السؤال والجواب" وينأون عنها وربما يلغونها من جداول الاجتماعات لكن الأفضل "تصفيتها" وإعطاء الأولوية للأسئلة الأكثر فائدة وأهمية.
 

6 – ليس على كل الحضور توجيه أسئلة

- ينبغي أن يملك كل عضو في فريق العمل حق توجيه سؤال في الاجتماع العام. ولا يعني ذلك الاكتفاء بفتح المجال للأسئلة والأجوبة في آخر اللقاء ولكن إتاحة الفرصة لتوجيه الأسئلة في قلب المناقشة.
 

- أيضا ينبغي أن ينتبه المسؤول عن العمل أن اللقاء العام ليس مجالا لإجبار شخص ما على التغلب على "الخجل" والتحدث "مرغما" وهذه طريقة غير بناءة في مثل هذه المناسبات.
 

- أيضا من الأمور المفيدة وضع أداة لتوجيه الأسئلة مثل فتح المجال أمام طرح الأسئلة على مدار الأسبوع السابق للاجتماع لمناقشتها حسب الأولوية.